Tipp: wie schreibe ich als Freelancer besser
Gerade wegen der vielen verschiedenen Aspekte eines Design-Projektes, kann es anders als in anderen Branchen sehr schwierig sein ein Angebot für ein eben solches zu schreiben. Wenn Ihr Angebot nicht sorgfältig erstellt wird, kann es zu Missverständnissen und unglücklichen Kunden führen (nicht zu vergessen der Kummer den man sich selbst bereitet). Das gleiche gilt für Rechnungen. Wenn nicht klar ist wofür Ihre Kunden bezahlen, können Sie die Zahlung hinauszögern oder anfechten.
Es gibt zwei Hauptfaktoren die bei der Erstellung eines Angebotes als Freelancer zu beachten sind: Erstens, Sie haben es mit Menschen zu tun die zum Zeitpunkt des Angebotes noch nicht Ihre Kunden sind; und zweitens, Sie haben es mit Kunden zu tun, von denen Sie hoffen, dass sie Ihnen weitere Aufträge einbringen. Dieser Artikel bietet einige Tips, die auf diesen beiden Prinzipien basieren, um Designern zu helfen kreative und effektive Angebote zu verfassen.
Angebote als Freelancer effektiv schreiben: Die Grundlagen
Ein Angebot sollte einige Basisinformationen über Ihr Unternehmen (Kontaktinformationen), den voraussichtlichen Kunden, und die Tatsache, dass es sich um ein Angebot handelt, enthalten.
Im Normalfall, sollten Sie Ihr Logo und den Namen Ihres Unternehmens, zusammen mit Ihren Kontaktinformationen, sowie das aktuelle Datum ganz oben aufführen. Darunter schreiben Sie die Kontaktinformationen Ihres Kunden und schließlich das wichtigste: das Wort „Angebot“, vorzugsweise etwas hervorgehoben. Das mögen für manche nur redundante Formalien sein, jedoch sind es wichtige Formalien, die so mancher schon einmal vergessen kann, wenn es etwas schneller gehen muss.
Der Projektrahmen
Irgendwo in Ihrem Angebot sollten Sie den Projektrahmen aufführen. Wird es ein simpler Flyer oder ein Logo? Eine Broschüre? Ein Katalog oder ein komplettes Corporate Design? Es gibt Unmengen an verschiedenen Aspekten, die es zu beachten gilt und es ist sehr wichtig zumindest die Gröbsten hier zu beschreiben. Stellen Sie sicher, dass Sie verstehen wonach Ihr voraussichtlicher Kunde sucht bevor Sie ihm ein Angebot zukommen lassen (dies sollte in einer Entdeckungsphase mithilfe eines formellen oder auch informellen Fragebogens oder Gespräches geschehen).
Diese Sektion sollte klar betitelt sein, kann jedoch unterschiedlich gegliedert werden. Ob man nun Paragraphen oder eine stichpunktartige Auflistung wählt hängt von der Art und vom Umfang des Projektes ab. Eine Liste kann dem Ganzen zu einer übersichtlicheren Struktur verhelfen und es dem Kunden erleichtern es zu lesen, solange Sie nicht zu viele Punkte enthält. Scheuen Sie sich nicht davor wichtige Informationen und Teile durch Fettschrift und Unterstreichungen hervorzuheben.
Idealerweise beginnen Sie diesen Abschnitt des Angebots mit einer Problembeschreibung (oder auch in einem eigenen Abschnitt, wenn es zu lang wird), in der Sie ausführlich beschreiben wonach der Kunde sucht. Versichern Sie ihm, dass Sie wissen was er braucht, und dass Sie ihm helfen können seine Ziele zu erreichen.
Dies ist auch der Abschnitt in dem Sie klarmachen sollten, wo Ihre Kompetenzen liegen. Je präziser Sie ausdrücken, was Sie für den Kunden tun können, desto unwahrscheinlicher ist es, dass Sie ihm falsche Hoffnungen machen. Dadurch, dass Sie von Anfang an ehrlich sind, bauen Sie direkt ein Vertrauensverhältnis zu Ihrem Kunden auf, welches es wahrscheinlicher macht, dass Ihr Angebot angenommen wird und der Kunde Ihren Vorschlägen im Verlauf des Projektes Aufmerksamkeit und Vertrauen schenkt.
Der Zeitplan
Für gewöhnlich will der Kunde wissen, wann die Fertigstellung erfolgt. Mein Rat: Machen Sie es wie Scotty aus Star Trek. ,Under-promise and over-deliver‘. Das soll heißen, wenn Sie denken Sie brauchen zwei Wochen, sagen Sie dem Kunden es werde drei dauern. Es gibt zwei Gründe für diesen Ansatz. Erstens: Jedes Projekt bringt unerwartete Probleme und Herausforderungen mit sich. Zweitens: Ein kleiner Zeitpuffer bewahrt Sie davor im Akkord arbeiten zu müssen, um eine unrealistische Deadline einhalten zu können oder das Projekt zu spät fertigzustellen.
Es gibt jedoch einen noch wichtigeren Grund: Wenn Sie drei Wochen veranschlagt haben, jedoch alles in zwei Wochen fertigstellen, haben Sie sich selbst den Ruf verschafft schneller und effizienter zu arbeiten als andere. So oder so werden Ihre Kunden glücklich sein und Sie müssen sich nicht die Haare raufen.
Erstellen Sie also einen realistischen Zeitplan für das Projekt und unterteilen sie es in Etappen, wenn es ein großes Projekt sein sollte. Sie könnten z.B. erste Entwürfe in einer Woche, einen Prototyp in drei Wochen und die Fertigstellung in sechs Wochen versprechen.
Bedenken Sie bei der Aufteilung in Etappen immer, dass einige Punkte von der Bestätigung des Kunden abhängig sind. Entweder rechnen Sie diese möglichen Verzögerungen von vornherein mit ein, oder Sie informieren den Kunden im Vorfeld darüber, dass jegliche Verzögerung seinerseits den gesamten Zeitplan verschieben kann.
Die Projektkosten
Projektkosten detailliert und gut erklärt im Angebot aufzulisten kann dazu beitragen den Kunden glücklich zu machen und außerdem dafür sorgen, dass Ihre Rechnungen schneller bezahlt werden. Sie könnten z.B. die Kosten auf Phasen und Teile des Projektes aufteilen. Wie Sie das genau handhaben, hängt jedoch davon ab, wie Sie Projekte normalerweise in Rechnung stellen und wie komplex die Arbeit ist.
Für einfache Dinge wie Flyer o.ä. kann man selbstverständlich einen Pauschalbetrag veranschlagen, für größere Aufträge jedoch empfiehlt es sich das Ganze aufzuteilen. In jedem Fall sollten Sie im Angebot darüber Auskunft geben, ob es sich um Pauschalbeträge handelt oder, ob Sie zeitbasiert abrechnen und dabei die Anzahl der Stunden angeben.
Erwähnen Sie außerdem zusätzliche Kosten wie. z.B. Materialkosten oder andere Kosten die schwanken können.
Andere Dinge die es beim Angebote schreiben zu beachten gilt
Es gibt einige minderwichtige Sachen, die man in ein Angebot integrieren kann, diese sind jedoch abhängig von Ihrer persönlichen Verfahrensweise und Ihrem Kunden.
Seien Sie erreichbar. Stellen Sie sicher, dass es möglich ist Sie jederzeit auf verschiedensten Wegen zu erreichen. Für gewöhnlich reicht eine E-Mail-Adresse und eine Telefonnummer, ziehen Sie jedoch in Erwägung eine Mobilfunknummer sowie eine oder mehrere IM Benutzernamen anzugeben, wie z.B. Skype o.ä..
Diskretionsklausel. Es ist ratsam eine Klausel an Ihr Angebot anzuhängen, die Ihrem Kunden klarmacht, dass das Angebot nur für seine Augen bestimmt ist und nicht für die von z.B. anderen Designern.
Zahlungsvereinbarungen. Wenn Sie einen Zahlungsplan mit Ihrem Kunden vereinbart haben, ist dies der beste Punkt um z.B. Sanktionen für eine Zahlungsverspätung zu erwähnen.
Referenzen. Lassen die den Kunden wissen, wer Sie sind und was Sie bisher gemacht haben, um ihm die Entscheidung zu erleichtern. Die Selbstbeschreibung auf die erste Seite zu setzen macht es dem Kunden einfacher sich schnell daran zu erinnern, warum er Sie in Erwägung gezogen hat.
Titelseite. Die Titelseite kann z.B. Ihre Referenzen sowie die Informationen über Sie enthalten. Außerdem lässt sie Ihr Angebot somit um einiges professioneller aussehen, besonders wenn es mehrere Seiten beinhaltet.
Kopf- und Fußzeilen. Das Befüllen von Kopf- und Fußzeilen mit Ihren Kontaktinformationen ermöglicht es dem Kunden, Sie zu kontaktieren ohne umblättern oder suchen zu müssen.
Anschreiben. Geben Sie dem Kunden in einem Anschreiben (Brief oder E-Mail) einen kurzen Überblick darüber, was im Angebot enthalten ist, Ihre Qualifikationen und Ihre Kontaktinformationen.
Vereinbaren Sie ein Meeting. Wenn Sie dem Kunden ein Angebot schicken, schlagen Sie ein Meeting vor um etwaige Fragen zu klären. Mit dem Wissen, dass ein Treffen stattfinden könnte, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass der Kunde Ihr Angebot zeitgemäß überprüft.
Nicht vergessen…
Rechtschreibung und Korrekturlesen. Es gibt nichts Schlimmeres als Rechtschreib- und Grammatikfehler in einem Angebot. Denken Sie daran, dass die meisten nicht-menschlichen Rechtschreibprüfungen nicht unbedingt idiotensicher sind. Machen Sie‘s selbst.
Gedruckt oder digital? Fragen Sie Ihren Kunden ob er lieber eine gedruckte oder digitale Version des Angebots hätte, und wenn digital, in welchem Format.
Papier. Sollte der Kunde eine gedruckte Version bevorzugen, benutzen Sie qualitativ hochwertiges Papier und achten Sie auf den Füllstand Ihrer Druckerpatronen.
Vorlage. Benutzen Sie eine Vorlage für Ihre Angebote um die zukünftige Erstellung einfacher und vor allem einheitlich zu gestalten.
Nettiquette. Seien Sie nett und vor allem professionell, aber denken Sie daran: Weniger ist mehr! Es geht darum Informationen zu vermitteln nicht darum Ihr gesamtes Pulver zu verschießen nur um einen guten Eindruck zu machen.
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