Das Beste am Freelancer-Dasein ist wohl die Tatsache, dass man sich die eigene Zeit selbst einteilen und seine eigenen Regeln aufstellen kann. Gleichermaßen, kann einem aber auch genau diese Freiheit das Genick brechen. Ohne die normale Büroatmosphäre und einen festen Zeitplan fragen sich die meisten Freelancer am Ende des Tages, wo ihre ganze Zeit hin ist. Das meiste aus sich selbst herauszubekommen, kann schwierig sein. Als Hilfestellung folgen einige Ratschläge um die eigene Produktivität zu steigern.
1. Der Zeitplan
Arbeitsstunden festlegen
Das Festlegen von Arbeitszeiten, erzeugt Verantwortung und macht die eigene Zeit wertvoller, man achtet also mehr darauf sie nicht zu verschwenden. Hat man sich entscheiden morgens um 8:00 Uhr mit der Arbeit anzufangen, sollte man sich auch daran halten. Das bedeutet früh genug aufstehen, duschen, sich etwas anziehen und an den Schreibtisch zu setzen. Im Schlafanzug zur Arbeit zu erscheinen erzeugt nicht die richtige Stimmung für einen produktiven Tag. Folgt man allein dieser Regel wird man schnell einen gewissen Produktivitätsschub erkennen können.
Eine Pause machen
Es gilt als bewiesen, dass Menschen die sich zwischendurch eine Auszeit nehmen, dazu tendieren am Tag mehr zu schaffen. Einige wenige Minuten abseits der Arbeit helfen dabei erfrischt und mit neuem Elan wieder an die Arbeit zu gehen. Ob Spaziergang, ein kleiner Snack oder ein kleiner Ausflug zur nächsten Filiale der Lieblings-Kaffee-Kette sei dahingestellt. Außerdem sollte man sich täglich zu einer festgelegten Zeit 30 Minuten bis zu einer Stunde für eine Mittagspause nehmen. Das Mittagessen auszulassen heißt natürlich mehr Zeit zum Arbeiten, aber arbeiten mit einem leeren Magen heißt auf der anderen Seite auch weniger Konzentration. Der Fokus sollte hier auf Qualität und nicht auf Quantität liegen. 30 Minuten fokussierte Arbeit sind gemeinhin viel mehr wert als eine Stunde voller Ablenkung.
2. Der Masterplan
Ziele setzen
Ohne Ziele würden wir uns schnell abgelenkt und ohne Richtung wiederfinden. Ziele helfen dabei den Durchblick zu behalten. Man sollte sich selbst Kurzzeit- und Langzeitziele setzen, die festlegen was man diese Woche, diesen Monat oder in diesem Jahr erreichen möchte. Die Langzeitziele helfen dabei die Kurzzeitziele präzise und realistisch festzulegen.
To-Do Listen
Nimmt man die Liste der eigenen Ziele für die laufende Woche, kann man sie in weitere Unterpunkte aufteilen um eine To-Do Liste für einzelne Tage zu erstellen. Man kann hierfür alles von Desktop-basierten Programmen bis hin zum guten alten Notizblock benutzen. Egal wie man es macht, wichtig ist nur, dass man seinen Tag durchplant und am Ende eines Tages die Liste für den nächsten erstellt und sich vor allem daran hält.
Große Aufgaben aufteilen
Wenn man seine To-Do Listen erstellt sollte man keine Sachen wie „Cover für Magazin XY entwerfen“ aufschreiben. Man sollte spezifischer vorgehen und die Aufgaben in kleinere Aufgaben unterteilen. Durch diese Aufteilung entsehen Aufgaben auf die man viel einfacher den eigenen Fokus richten kann, was zu einer Steigerung der Effizienz führt. Die größeren umfassenden Beschreibungen gehören eher auf die Liste der zu erreichenden Ziele.
Zeiterfassung
Es gibt unzählige Zeiterfassungsprogramme, die dabei helfen, die eigene Zeit zu dokumentieren. Zu wissen ob man seine Zeit sinnvoll nutzt ist wichtig. Hält man fest wie viel Zeit man für bestimmte Aufgaben benötigt kann man daraus Schlussfolgerungen ziehen, die es einem ermöglichen seinen eigenen Tag effizienter zu planen sowie bestehende Arbeitsabläufe zu optimieren.
Selbstevaluation
Am Ende des Tages sollte man zurückblicken und überlegen wie gut man die Aufgaben erledigt hat, die man sich selbst aufgetragen hat. Hat man alles erledigt? Wenn nicht, warum? Diese Methode hilft dabei, sich selbst besser einschätzen zu können und realistischer an die Tagesplanung heranzugehen. So kann man sich zum Beispiel Aufgaben auferlegen, die einen zeitlich herausfordern, aber nicht völlig unrealistisch sind.
3. Fokussieren
Single-Tasking
Multi-Tasking ist zu einem gemeinhin genutzten Wort unserer Sprache geworden. Viele Menschen heutzutage denken, dass man durch Multi-Tasking viel mehr erledigen kann, doch diese Ansicht könnte nicht weiter von der Realität entfernt sein. Es dürfte jedem einleuchtend erscheinen, dass es sinnvoller und effektiver ist eine Aufgabe mit voller Konzentration zu erledigen, als zwei gleichzeitig und halbherzig. Den Fokus zwischen zwei Aufgaben wandern zu lassen führt nur zur einer Qualitätsminderung und somit zu geringerer Produktivität. Beschränkt man sich auf eine Aufgabe wird man schnell den Anstieg von Produktivität bemerken, und als Zusatzeffekt eine Steigerung der Qualität der eigenen Arbeit.
Surf-Begrenzung
Jeder von uns verbringt täglich eigentlich viel zu viel Zeit mit dem Surfen im Internet. Benutzt man jedoch einen RSS-Reader um auf dem neuesten Stand zu bleiben muss man nicht mehr jede einzelne Seite nach den neuesten Nachrichten durchforsten und kann gleichviel besser zwischen wichtig und unwichtig entscheiden. Außerdem sollte man hier verschiedene News-Feeds in verschiedenen Ordnern oder Tabs ablegen um arbeitsrelevante von anderen Feeds zu unterscheiden.
Ablenkungen eliminieren
Es ist sinnvoll sich ein bis zweimal am Tag um E-Mails und Social Media zu kümmern, da man sonst geneigt ist, jeder neue Mail oder jedem einzelnen Tweet inmitten des Workflows zu viel Aufmerksamkeit zu schenken. Es dauert definitiv länger auf den Tag verteilt auf 30 E-Mails zu antworten, als sie in einem Rutsch abzuarbeiten.
4. Organisation
E-Mail Accounts zusammenlegen
Viele von uns haben verschiedene E-Mail Adressen für verschiedene Zwecke. Warum also nicht alle vereinen? Jedes gängige Mail Programm bietet die Möglichkeit intelligente Postfächer anzulegen um Mails mit bestimmten Kriterien zu filtern. So hat man immer den Überblick und weiß direkt was wichtig ist und was nicht.
Social Media Accounts zusammenlegen
Dass Social Networking eine angenehme und sehr wirksame Möglichkeit ist um an neue Kunden zu kommen, die neuesten Trends zu finden und mit Kollegen in Kontakt zu bleiben weiß jeder. Die meisten von uns haben auch eine Vielzahl an Accounts für die verschiedensten Netzwerke wie Facebook, Twitter oder Flickr. Diese alle im Auge zu behalten und hinterherzukommen, kann sehr schwierig und zeitraubend sein. Mit Social Media Aggregatoren wie Streamy, Flock oder Friendfeed kann man seinen Status gleich auf allen auf dem aktuellen Stand halten ohne jede Seite einzeln besuchen zu müssen.
5. Das Büro
Das Büro respektieren
Man sollte sein Büro sauber und ordentlich halten. Die nötigsten Sachen auf dem Schreibtisch stehen zu haben reicht völlig aus: Computer, Telefon, Drucker etc.. Ein vollgestellter Schreibtisch lenkt ab und schafft eine negative Stimmung die der Produktivität nicht dienlich ist. Man sollte außerdem darauf achten, dass alles was man oft braucht leicht zu erreichen ist. Der Gang zum Drucker der am Ende des Raumes steht, beansprucht nicht nur seine Zeit, er wirft einen auch aus der Bahn und unterbricht den Workflow.
Die Atmosphäre
Um es sich gemütlich zu machen, reicht es manchmal schon das Fenster zu öffnen und ein wenig Musik aufzulegen. Der Arbeitsplatz sollte keine dunkle Höhle sein in der man sich wie ein Sklave vorkommt. Man sollte sich dort wohlfühlen. Hat man erstmal in einen ergonomischen Stuhl bzw. Tastatur und Maus investiert, ist das Arbeitsparadies fast perfekt.
Mobil sein
Eine der größten Vorteile des Freelancer Daseins ist die Möglichkeit von überall zu arbeiten. Und um sich manchmal etwas Gutes zu tun, sollte man dies auch nutzen. Ein Tapetenwechsel kann immer hilfreich sein, und kostenloses W-LAN gibt es da draußen genug.
6. Hilfe annehmen
Arbeit auslagern
Es ist immer eine Überlegung wert, sich von jemand anderem Arbeit abnehmen zu lassen. Stellt man z.B. jemanden an der den Papierkram wie das Rechnungen oder Angebote schreiben übernimmt, macht man mehr Zeit gut als ein paar Minuten pro Tag. Für jede mögliche Form der Arbeit gibt es Professionelle. Warum also nicht?
Von anderen lernen
Freelancer-Foren sind ideal um Kontakte zu knüpfen und Ideen auszutauschen. Man muss sich nur anmelden und sich der Vorteile und Erfahrungen anderer bedienen, die das gleiche machen wie man selbst.
Und jetzt seid ihr dran
Ihr seid erfolgreiche Multitasking-Freelancer und habt die optimale Work-Life-Balance für euch austariert? Dann lasst uns daran teilhaben und postet eure Insidertipps. Wir freuen uns auf eure Erfahrungen.