Von überall aus abrufbar – digitalisierte Daten

Inzwischen sind mobile Daten so selbstverständlich geworden. Wir können von überall her auf unsere Daten zugreifen, ob über das Handy, den Laptop oder den Tablet PC. Dabei muss das Gerät nicht mal uns selbst gehören. Verschiedene Dienste machen es möglich – bestes Beispiel die Cloud. Hierbei werden Daten zentral auf einem Web-Server gelagert und man kann dann von nahezu jedem Endgerät, durch ein Passwort geschützt, darauf zugreifen.

Eine Vielzahl bestehender Daten jedoch ist in digitaler Form noch gar nicht verfügbar, da sie lange Zeit vor der Digitalisierungswelle angefertigt worden sind. Diese auch nachträglich digital verfügbar zu machen kann allerdings besonders langfristig gesehen sehr sinnvoll sein. Einmal in ein digitales Format umgewandelt kann man diese Daten sichern, besser durchsuchen und auf diese flexibler zugreifen. Man ist sehr flexibel und einfach alle Akten scannen lassen. Anschießend werden diese in ein passendes Dateiformat gebracht, das man auf verschiedenen Geräten gut lesbar machen kann z. B. pdf-Dateien oder odf-Dateien. Mithilfe einer sogenannten OCR-Software werden die verschiedensten Ausgangsdokumente und Grafiken gescannt und gesichert.

Das ist für den privaten Bereich praktisch und für den gewerblichen Bereich besonders wirtschaftlich, denn mit digital zugänglichen Daten sind zum einen besser zugänglich und können auch von mehreren Personen gleichzeitig eingesehen werden. Hinzu kommt das Arbeitsprozesse wesentlich effizienter und zeitsparender ablaufen als im herkömmlichen (offline) Papierformat.  Sodann kann man folgende Dienste nutzen, um Daten auf mehreren Endgeräten abzurufen.

Digitale Daten synchronisieren

Daten in Echtzeit und mit verschiedenen Nutzern gleichzeitig bearbeiten ist inzwischen ganz einfach geworden. Verschiedene kostenfreie und auch kostenpflichtige Tools bieten für den privaten Bereich nützliche Hilfe, aber auch für den kommerziellen Gebrauch ein sehr umfangreiches Paket an Leistungen.

Google Drive

Google Drive ist ein Cloud Dienst von Google. Mithilfe dieser Applikation, die man auf nahezu jedem (mobilen) Endgerät installieren kann, lassen sich Daten zentral ablegen und auf mobilen Endgeräten abrufen, bearbeiten und mit Kollegen ortsunabhängig nutzen. Möchte man Google Drive nutzen, installiert man die Anwendung auf dem jeweiligen Gerät und zieht dann z. B. auf dem PC via Drag and Drop beliebige Dateien in das Anwendungsfenster. Als Basis-Paket stehen jedem Nutzer 5 GB kostenfrei zur Verfügung. Man kann so auf Google Docs zugreifen und hat damit gleichzeitig verschiedene Office-Anwendungen zur Verfügung. Man kann Tabellen, Präsentationen oder Textdokumente uvm. anlegen und gleichzeitig mit den Kollegen via Chat die Einzelheiten besprechen. Besondere Business-Lösungen bieten weitere umfangreiche Funktionen und sogar Schulungsplattformen. Eine individuelle Datenfreigabe macht Daten sicher und lässt den Zugriff nur für ein voreingestelltes Publikum zu.

Digitalisierte Daten in der Dropbox

Ebenso wie über Google Drive sind auch hier Daten via Drag and Drop in Sekundenschnelle auf einem zentralen Server abgelegt und jeder, mit einem freigegebenen Zugang, kann auf die dort hinterlegten Daten zugreifen, diese entsprechend den Vorgaben bearbeiten und auf mobilen Endgeräten sichtbar machen und nutzen.

Datensynchronisation wird so ganz einfach und jeder im Team oder innerhalb einer Familie hat immer die aktuellste Dokumentenversion vor sich. Anstatt andauernd E-Mails hin und herzusenden und mühsam herauszufinden, wer gerade die aktuellste Version eines Dokumentes vorliegen hat, wird das Dokument bzw. die Dokumente zentral abgelegt und nur dieses eine Dokument von allen, in Echtzeit angepasst.

Flexible Daten – besserer Workflow

Dadurch, dass Daten zentral abgelegt und in digitaler Form organisiert werden können, ergibt sich eine erhebliche Zeitersparnis. Egal ob in kleinen oder großen Teams, in der Familie oder bei anderen Projekten, der gemeinsame Zugriff auf zentrale Dokumente macht sogar räumliche Distanzen überwindbar und mithilfe der zusätzlichen Tools werden weitere Arbeitsabläufe systematisch vereinfacht.

Die interne Sicherstellung von Daten sollte trotz der ausgeklügelten Systeme jedoch weiterhin berücksichtigt werden. Doch eine Speicherung digitaler Daten ist weit weniger aufwendig, wie die Archivierung von Akten und Ringbüchern.

Neben Google Drive und Dropbox gibt es natürlich noch viele weitere Cloud-Anwendungen, bei denen Daten auf einem zentralen Server, welcher durch den Hoster organisiert und gewartet wird, abgelegt werden können. Google Drive und Dropbox sind jedoch preisgünstige Alternativen für Unternehmen als auch Privatpersonen.

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