Das PDF-Format

Viele nutzen es, das Portable Document Format – kurz PDF. Der Nachfolger des von Adobe seit 1990 nicht mehr weiterentwickelten EPS-Formates wurde vor allem dafür entwickelt, um Dokumente Programm unabhängig in gleicher Qualität verwenden und bearbeiten zu können. Neben der Nutzung in den Bereichen der Textverarbeitung, wo man unter anderem individuelle Formulare und auch einfache bis umfangreiche Textdokumente erstellen kann, kommt das PDF auch im grafischen Bereich zum Einsatz. Wie eingangs erwähnt, ist das PDF der Nachfolger des EPS, das EPS besitzt eine im Vergleich zum PDF größere Datenmenge, das macht das PDF so attraktiv für eine Vielzahl von Einsatzbereichen. So werden heutzutage viele digitale Magazine, Broschüren, aber auch ganze Bücher (E-Books) im PDF-Format abgelegt.

Das PDF-Format und die E-Books

Neben dem epub, MOBI, KF8 und dem AZW – Format werden E-Books vorrangig auch als PDF vertrieben, die geringe Speichermenge, macht den Einsatz auf vielen Endgeräten geradezu einfach und ideal. Ob auf dem E-Reader, dem Smartphone oder dem Tablet PC – überall ist das Format problemlos speicher- und abrufbar.

Erstellt und bearbeitet werden können diese Dateien am besten mit dem Acrobat Destiller, einfache PDF-Dokumente lassen sich allerdings auch mit teilweise kostenfreien Programmen erzeugen, wobei die Qualität der Ausgabedateien eine entscheidende Rolle spielt.

Vorteile des PDF-Formates

Neben der vergleichsweise geringen Datenmenge kann man in einer PDF-Datei vor allem auch, selbst wenn man das Dokument auf einem anderen Rechner abbilden möchte, Layout und Gestaltung des Dokumentes und Details wie Schriftarten erhalten und diese auch andernorts originalgetreu abbilden.

In der Gestaltung sind PDF-Dateien sehr individuell anpassbar, ob nun Hyperlinks oder Formularbestandteile in einem Dokument enthalten sind, spielt dabei keine große Rolle. Man kann sie dem jeweiligen Verwendungszweck und Layout-Wünschen anpassen.

Auch der Zugriff auf die im Dokument enthaltenen Bestandteile kann individuell gesichert bzw. gestaltet werden. In welchem Maß in ein PDF-Dokument eingegriffen werden kann, bestimmt allein der Urheber.

Häufig werden PDF-Dateien für folgende Einsatzbereiche verwendet:

  • Dokumente, die im Internet verbreitet werden, deren Layout jedoch nicht verändert werden darf oder soll
  • Für E-Books und andere Publikationen, die vom Umfang der Speichermenge her eher gering gehalten werden sollen.
  • Handbücher und Factsheets
  • Druckdaten für die Weitergabe an einen Druckdienstleister bzw. eine Druckerei
  • Für die Weitergabe und Archivierung wichtiger Unterlagen (Akten, Bewerbungsunterlagen usw.)

Erstellung und Lesen von PDF-Dateien

Im Gegensatz zur Erstellung von PDF-Dateien ist das Lesen dieser kostenfrei möglich, hierzu stellt Adobe eigens den Adobe Reader bereit, aber auch andere Softwareanbieter haben inzwischen „nachgezogen“. Für die Erstellung von PDF-Dateien kommt es immer auf den Verwendungszweck dieser an. Je hochwertiger und umfangreicher ein Dokument gestaltet werden und wie sicher dessen Inhalt nach Fertigstellung sein soll, desto eher kommen professionelle Programme infrage – kostenfreie Programme eignen sich vor allem für den privaten Gebrauch und für kleinere Projekte.
Nutzt man das kostenpflichtige Programm von Adobe namens „Acrobat“, erhält man zusätzlich zum Distiller auch noch die Werkzeuge Catalog®, Acrobat® sowie weitere nützliche Tools.

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Kostenfreie Tools lassen sich häufig in Form eines zusätzlichen druckerähnlichen Zugriffs verwenden. Hierbei wird dann ganz einfach das Programm in die Liste der zur Verfügung stehenden Drucker des Systems eingefügt. Von dort aus kann man dann beispielsweise über ein Textverarbeitungsprogramm auf dieses zugreifen.
Letztendlich gilt es abzuwägen welchen Arbeitsaufwand man mit der gewünschten Software bewältigen muss. Flexibler als das EPS-Format ist das PDF-Format allemal.

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